Rabu, 21 November 2012

Kantor Maya (Virtul Officer)



Kantor maya dan ruang yang menghilang

Belakangan ini bisnis melalui internet sangat ramai dijalankan oleh kalangan pebisnis baik yang kategori pemula maupun yang sudah profesional. Kemacetan di kota-kota besar dan tingginya biaya untuk kelangsungan perusahaan membuat para pelaku bisnis beralih menggunakan media internet sebagai motor penggerak utama bagi kelangsungan perputaran usaha mereka. Dengan peranan internet yang praktis, simple, efektif, efisien dan mobile, berbagai keuntungan dapat diraih dengan lebih maksimal. Perkembangan usaha via nirkabel ini semakin lama semakin tumbuh dan berkembang sehingga menjadi sebuah trend dimana pandangan masyarakat kini mulai dikonstruksikan bahwa untuk memulai usaha tidak diperlukan gedung besar dan mewah, namun cukup seperangkat komputer dan jaringan internet. Dan untuk melaksanakannya tidak harus berada pada satu tempat yang statis. Bisa dimana saja selama jaringan internet masih dapat menjangkau. Banyak yang menggunakan cara seperti ini  dan menyebutnya dengan sebutan virtual office. Trend praktik virtual office terutama di kota-kota besar terus berkembang dan bahkan sudah menjadi gaya hidup, dimana hal ini juga terjadi karena tuntutan pekerjaan yang mengharuskan seseorang untuk bekerja cepat tanpa harus terikat ruang dan waktu.
Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Kantor virtual adalah istilah untuk layanan kantor bersama, yang biasanya mencakup alamat bisnis, layanan mail & kurir, layanan telepon, layanan resepsionis, layanan faks, layanan menjawab, web hosting layanan, dan fasilitas pertemuan & konferensi. Shield (2003) memberi pendapat bahwa dalam pekerjaan virtual, hubungan dengan aktivitas fisik terpotong. Mesin menggantikan manusia atau menyelesaikan tugas dari jarak jauh. Material tidak lagi digerakkan secara langsung melalui penerapan kekuatan seseorang atau suatu tim menggunakan peralatan tangan. Aktivitas yang ditampilkan mungkin dipandu mesin lainnya (komputer) atau agen manusia lain (seperti programer atau bahkan komputer yang menjalankan sistem ahli dengan penilaian alternatif berdasarkan data digital dari respons ahli terhadap suatu situasi).
Image source: usa-business-service.com
Kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachussets adalah kantor yang pertama kali menerapkan konsep virtual office ini. Konsep konvensional kantor yang jika terjadi transaksi harus melewati banyak langkah kerja, dirubah konsepnya sehingga lebih mudah aksesnya bagi para salesmen ataupun orang yang akan bertransaksi. Konsep ini berhasil dalam mengurangi atau bahkan meniadakan penggunaan kertas, serta mengurangi penggunaan kantor secara fisik. Pengurangan-pengurangan tersebut ternyata berimbas kepada efektifitas dan efisiensi kerja yang meningkat dan berujung pada penekanan biaya (cost reduction).
Pengurangan penggunaan sarana fisik dan fasilitas kantor tentu tidak sama dengan pengurangan tenaga kerja. Yang ditiadakan disini adalah fasilitas fisik berupa bangunan, meja, kursi, cabinet arsip dan lain lain. Karyawan tetap bisa bekerja melalui jaringan yang menghubungkan mereka dengan system utama kantor. Virtual office berupaya untuk meningkatkan produktifitas para karyawannya, dimana dengan adanya sistem virtual office seorang karyawan dapat datang dan pergi dengan cepat ke kantor karena berlangsung secara virtual, bukan fisik yang hadir dilingkungan kantor. Adapun cara kerja sistem virtual office ini pada awalnya berasal dari pengembangan Office Automation (OA) yang membantu pekerjaan yang bersifat administratif berupa informasi atau data dari pekerjaan manual yang dirubah menjadi digital. Perkembangannya kemudian membuat sistem OA ini dapat mencakup semua informasi baik formal maupun informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi dan informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Pada saat ini sebuah perusahaan atau secara perorangan jika memiliki OA yang terancang dengan baik, sudah bisa melaksanakan sistem virtual office ini. Bagi perorangan yang tidak memiliki gedung tetap, sekarang telah muncul perusahaan-perusahaan penyedia layanan virtual office yang siap memberikan jasa untuk pengadaan fasilitas kantor fisik, mulai dari receptionist, ruang kerja, ruang rapat atau bahkan aula pertemuan tanpa seseorang itu harus memiliki itu semua. Cukup dengan cara check in seperti layaknya di hotel, butuh ruang kerja atau ruang rapat hanya dengan menelepon untuk memesannya terlebih dahulu, dan check out ketika pekerjaan selesai. Ini tentu akan sangat membantu jika seseorang yang baru memulai merintis sebuah usaha tanpa harus memiliki sebuah gedung namun tetap bisa tampil dengan memberi image baik, profesional dan nyata bagi calon kliennya. Ini juga merupakan sebuah sebuah dampak nyata eliminasi dari ruang-ruang kantor yang sekiranya bila dimiliki oleh beberapa orang dari bentuk perusahaan yang berbeda, tentu akan semakin menambah padatnya penampilan fisik dan fungsi kota sebagai sebuah pusat kegiatan dan hunian.
Sedangkan untuk perusahaan-perusahaan yang memiliki karyawan yang cukup banyak dengan kondisi fisik gedung tidak memadai, mereka biasanya memiliki ruang virtual di dunia maya untuk bisa bertemu dengan menggunakan avatar masing-masing, dan membicarakan hal-hal mengenai pekerjaan atau apapun dari tempat mereka masing-masing yang mungkin saling berjauhan. Sebuah bentuk komunikasi yang sama sekali tidak memerlukan media perantara fisikal selain gadget pendukung dan jaringan internet. Tidak memerlukan sebuah ruang kantor dengan berbagai macam fasilitas penunjang seperti meja, rak arsip, kursi tamu dan sebagainya secara fisik. Namun bisa divisualisasikan secara digital dengan proyeksi gambar 3D yang nampak pada layar (desktop) masing-masing personal

Cepy Aprianto 12113530/12.3E.14

Tidak ada komentar:

Posting Komentar